Whistleblowing - FairData

„A najednou se ozvalo pískání, ne to varovné, abychom dělali, abychom neleželi, ale pískání ve stavu nouze, kterým šéf nás svolává, a rozběhli jsme se a běželi jsme, vzali jsme to přes louku a urousaní jsme odbočkou jeden za druhým přeskočili plot…“

Bohumil Hrabal, Obsluhoval jsem anglického krále

Bude se pískat i u Vás?

Píšťalku lidé od nepaměti používají pro mnoho účelů – někomu se ihned vybaví rozhodčí ve sportu, jinému policista regulující dopravu, anebo také důmyslný nástroj pro přivolání pomoci – třeba jako součást záchranné vesty. Pískání má obvykle základní účel – upozornit, a to hlasitě, jiné, ať už jde o cokoliv. A v našem případě se odvažujeme říci, že nejde jen tak o cokoliv, ale o to, co Vás zajímá nejvíce – úspěch Vaší společnosti.
Součástí úspěchu je neodmyslitelně i fungující compliance, která může mít ve Vaší organizaci různou podobu, od dobrovolně přijatých pravidel a postupů až po zákonem stanovené podmínky. Vždy je však pro compliance klíčové, jak efektivně zjistit nedodržování určených pravidel. A tady se ukazuje se, že když odhodíme předsudky a nebudete považovat whistleblowing jen za formu „bonzáctví“, je whistleblowing velmi účinný nástroj, jak identifikovat rizika, na jejichž odhalení byste jinak museli vynaložit daleko vyšší náklady nebo která by Vás, nebýt něho, stála dobré jméno. A přitom stačí jediné – pověsit ke dveřím píšťalku.

Whistleblowing není zrovna ideální slovo k počeštění. Na druhou stranu se pod ním skrývá mnoho podob, které bychom mohli označit českými slovy. Stačí si jen vybrat, anebo zůstat u anglikanismu.

Udělej správnou věc.
Spravme to spolu.
Neboj se!

Co děláme špatně?
Zapískej pro pořádek.
Chceme to vědět!
Chceme to zlepšit!
Whistle-blowing.
Kniha přání a stížností.

Řekni, co si myslíš.
Nenech si to pro sebe.
Pravidla oznamování.
Nebát se a nekrást.
Pískej, když vidíš faul.

Etická linka.
Nelegální praxe.
Neboj se a pískni!
Proti podvodům.

Proč je whistleblowing tak účinný?

Typicky jako whistleblowing označujeme situaci/případ (odvozený od slovního spojení „to blow the whistle“, tj. zapískat na píšťalku), kdy někdo (zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, poradce, dodavatel, konzultant, brigádník či dobrovolník apod.) upozorní – oznámí na jakoukoliv neetickou, nelegitimní či nezákonnou (protispolečenskou) praktiku – činnost, problém či riziko na pracovišti, která se děje se souhlasem jeho nadřízeného nebo nadřízených. Bez takového upozornění by obvyklé kontrolní mechanismy, na něž mohou mít právě nadřízení vliv, nefungovaly. A takové upozornění nikdo neučiní, bude-li mít obavy z odvety nadřízeného.

Anonymní oznámení není donašečství ani pomlouvání aneb proč pověsit píšťalku ke dveřím

Whistleblower je většinou obyčejný člověk, který se při své práci setkal s nekalostmi nebo přímo porušením zákona. Ostatně…

také se vám někdy stalo,
že vás něco nefér štvalo?

A… chtěli jste to říct a ne jen doma manželce, příteli, kamarádům u vína, ale říct někomu, kdo by „s tím“ něco udělal? A… zároveň jste se báli, jakou že reakci, odvetu odstartujete? A… tak jste to „raději“ nechali být? A… potom přišla do firmy policie a sebrala všem počítače…, aby zjistili, kam že se ty peníze poděly… A… Franta, protože mu šéf nedal ochranné brýle, přišel na stavbě o oko… a firma mu musela pak platit odškodnění…

A přitom stačilo vědět JAK a KOMU to říct a nemuset si dělat starost s odvetou…! A to je přesně ono! S anonymní whistleblowing linkou se nic podobného ve Vaší společnosti nestane! Pojďme společně změnit vnímání OZNAMOVÁNÍ jako něčeho negativního! Přesvědčte se, že to pro Vás může mít výhody!

Důvody proaktivní podpory fungování interního oznamovacího systému

Pokud ještě nejste přesvědčeni, že whistleblowing může kromě "nepříjemností" přinášet i benefity, pročtěte si pozorně následující řádky se silnou trojkou důvodů, které nelze přehlížet:

Finanční

• Prošetříte = vyřešíte, předejdete uložení pokuty nebo jiné sankce
• Odradíte ty, kteří mají na nepravosti (krádež, zpronevěru…) spadeno. Budou vědět, že jsou pod dozorem ostatních
• Odstraníte nahlášené nedostatky v procesu, ve výrobě – předejdete finančním dopadům (náhrada škody, stažení z výroby, poškození, zničení výrobního prostředku)

Reputační

• Zaměstnanci ocení Váš přístup – budou vědět, že je vyslechnete a že mají šanci se dovolat pořádku
• Vyperete si špinavé prádlo „doma“ – uvnitř společnosti a ne veřejně, v přímém přenosu, za širokého obecenstva složeného z novinářů, akcionářů, obchodních partnerů a zákazníků

Preventivní

• Zpočátku drobnější nedostatky mohou snadno a rychle přerůst v jednání mající trestněprávní důsledky - existence fungujícího oznamovacího systému může být rozhodující pro vyloučení trestněprávní odpovědnosti společnosti či managementu
• Včas se dozvíte o „blbé náladě" ve Vaší Společnosti – o šikaně, hrozícím vyhoření klíčového zaměstnance

Dobrovolně anebo povinně?

Jsme přesvědčeni, že zmíněné důvody dostatečně opodstatňují zavedení oznamovacího systému na dobrovolné bázi, což také mnoho společností se složitými nadnárodními strukturami činí – kritický hlas pochopitelně může nejen v korporátu snadno zaniknout, a proto je nezbytné stanovit vhodná pravidla pro jeho posílení.
Jako se všemi pravidly, i v tomto případě ale může vznikat problém s jejich vymáháním, zejména pokud jde o ochranu oznamovatelů – problém, na jehož řešení se shodly členské státy Evropské unie a přijaly základní rámec – Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Tuto směrnici bude do českého právního řádu implementovat zákon, a tudíž zavést vnitřní oznamovací systém bude nejpozději od 17. prosince 2021 povinností pro všechny organizace s více než 50 zaměstnanci, popřípadě všechny obce s více než 10 tisíci obyvateli.

Obavy ze zneužití kverulanty nebo falešnými obviněními jsou liché (neopodstatněné)

Tento argument jsme slyšeli už mnohokrát, například u práv subjektů údajů v souvislosti s GDPR – stačí se ale podívat na uplynulé roky a zjistíme, že zneužívající praktiky rozhodně nejsou žádný maintream, který by působil nenapravitelné škody.
A v případě whistleblowingu to bude stejné – oznamovatel zamozřejmě není beztrestný, ale pouze chráněn před odvetou, pokud oznámení činí v dobré víře. Ostatně návrh zákona hovoří zcela jasně: zákazu odvetných opatření se nemůže domáhat osoba, která učinila vědomě nepravdivé oznámení.

Oznamovací systém

Ač může zavedení systému být v našich zeměpisných šířkách novinkou, není třeba znovu vymýšlet již osvědčené postupy a principy. S námi využijete inspiraci ze zemí, kde obdobné systémy fungují dlouhá desetiletí. Na jednotlivé prvky se můžete podívat podrobně:

Aktivně podpořte oznamování

Dejte zaměstnancům vědět, že stojíte o získávání důležitých informací o řádné fungování společnosti a jste odhodláni zasáhnout, bude-li třeba a že je ve Vaší společnosti oznamování vnímáno kladně, a ne jako udávání.

Vytvořte nezávislý důvěrný kanál pro ohlašování

Poskytněte s naší pomocí svým zaměstnancům dostupné a spolehlivé prostředky nabízející utajení identity, případně anonymitu. Podpořte „oznamovatele“ ve své společnosti, poskytněte jim s naší pomocí ochranu a podpořte důležitou roli WHISTLEBLOWINGU v odkrývání nekalého jednání.
Jinak se NIC NEDOZVÍTE!

Zajistěte efektivní prověření všech podnětů – svěřte činnost někomu, kdo na ní bude mít dost času a možností jak postupovat

Oznámení bude k ničemu a důvěra zaměstnanců okamžitě pryč, pokud nejsou podněty důkladně a nestranně prošetřeny. Průzkumy ale ukázaly, že největším úskalím je, když má „prošetřovatel“ k této náročné činnosti ještě „svojí“ běžnou práci. Nemá tak reálně prostor, aby mohl věnovat čas a energii zajištění funkčnosti whistleblowing linky. Kromě toho, ačkoliv se používá pojem „vnitřní“ oznamovací systém, má se tím na mysli řešení, které nevyžaduje zapojení státních orgánů – naopak angažování externího subjektu na rozdíl od interních auditorů či ombudsmanů je vítáno jako záruka důvěrnosti, zajištění anonymity (je-li vyžadována) včetně rychlosti řešení, protože jako externí poskytovatel budeme mít spojení na nejvyšší management společnosti. A konečně, abyste splnili požadavky zákonné regulace, musíte dodržet následující 3U:
• Utajit totožnost oznamovatele
• Uložit oznámení do databáze (evidence) v trvalé podobě
• Umožnit pokračující komunikaci mezi oznamovatelem a řešitelem
NESTAČÍ PROTO VYUŽÍVAT JAKO OZNAMOVACÍ KANÁL E-MAIL NEBO FYZICKOU SCHRÁNKU – využijte k tomu vhodnou ONLINE PLATFORMU!

Buďte připraveni na výsledky prověření reagovat

Součástí důvěryhodnosti kanálu pro oznámení je i schopnost přijmout opatření – nejen že je oznamovatel oprávněn být o nich informován, ale celý systém by se zhroutil, pokud na identifikovaná rizika nikdo nereaguje. Z těchto důvodů je klíčové, aby celý komplex opatření (vnitřní předpisy, stanovené procesy a postupy spolupráce mezi společností a poskytovatelem oznamovacího systému) byl vyladěn tak, že se okamžikem oznámení spouští rázná odezva s jediným cílem – pokud se podezření na základě oznámení potvrdí, dostane jeho řešení náležitou prioritu.

Neimprovizujte, když se Vám nabízí unikátní poradenství!

Možná velikost Vaší společnosti nezakládá povinnost zavést whistleblowing, možná nejste přesvědčeni o tom, že jeho zavedení a správu je vhodné outsourcovat. Anebo čekáte, až rozhodne mateřská společnost, jakým způsobem splnit zákonné náležitosti od prosince 2021. Naše zkušenosti z implementace GDPR dokládají, že jakýkoliv projekt na zavádění novinek, který nebyl zahájen včera, má už zpoždění.
Jsme tu však pro Vás, abychom s Vámi probrali optimální řešení, jak se i u Vás může pískat. Součástí naší služby je využití též špičkových technologických nástrojů, ať už domácí řešení NNTB, anebo v případě nutnosti integrace do Vašich vnitřních compliance řešení od světového lídra OneTrust.

Tak neváhejte a kontakujte nás!