Zásady zpracování osobních údajů

Společnost FairData Professionals a.s., se sídlem Na Florenci 1332/23, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 06149961, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 22565 („Společnost“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Bezpečí Vašich osobních údajů je pro Společnost prioritou.

Společnost je ve smyslu Obecného nařízení o ochraně údajů (Nařízení (EU) 2016/679) správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména v poskytování poradenských služeb a souvisejícího poradenství v oblasti ochrany osobních údajů.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na (i) zpracování osobních údajů prováděné Společností během Vašeho používání webových stránek www.fairdata.cz („Webové stránky“), (ii) zpracování osobních údajů prováděné Společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu, (iii) zpracování osobních údajů ze strany Společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty a dodavateli, (iv) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Společnosti a na (v) zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti.

Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje mohou být Společností zpracovávány pro tyto účely:

• Plnění smlouvy, včetně jejího sjednání (smlouvy o poskytování poradenských služeb/služeb DPO či plnění požadavků klientů; vztahy s obchodními partnery, včetně partnerské advokátní kanceláře či dodavateli výrobků a služeb; náborové aktivity – získávání kandidátů);
• Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy; seznamu kontaktů a poskytovaných služeb);
• Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů, a cílení reklamy (Společnost může zasílat obchodní sdělení či newslettery, zejména z oblasti práva a podnikání, a nabízet služby prostřednictvím e-mailu; pro cílení reklamy mohou být využívány také údaje získané při návštěvě Webových stránek, další informace jsou dostupné ZDE);
• Ochrana oprávněného zájmu správce (ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti, například identifikace osob v prostorách recepce Společnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím Webových stránek);
• Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů (zejména v případě Vašeho zájmu o zaměstnání ve Společnosti či jinou spolupráci se Společností nebo v případě registrace na odborné semináře a vzdělávací či společenské akce prostřednictvím Webových stránek).

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Společnost je oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování:

Údaje subjektů údajů	Účely zpracování
Jméno a příjmení	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů a cílení reklamy, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Kontaktní adresa	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb a produktů, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
E-mail	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů a cílení reklamy, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Telefonní číslo	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů a cílení reklamy, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů
Číslo účtu a jiné transakční údaje	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti
IČO, DIČ	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Ochrana oprávněného zájmu Společnosti
Rodné číslo	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností
Datum narození	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností
Jakékoliv další informace týkající se klienta či třetích osob	Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb a produktů, Ochrana oprávněného zájmu třetích osob

Osobní údaje jsou Společností zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.

Společnost je oprávněna shromažďovat, uchovávat a využívat určité informace prostřednictvím automatizovaných prostředků, např. statistické informace kdykoliv navštívíte Webové stránky.

V některých případech získáváme Vaše identifikační či kontaktní údaje od společnosti Dun & Bradstreet Czech Republic, a.s.; více informací o společnosti Dun & Bradstreet Czech Republic, a.s. a jejím zpracovávání osobních údajů naleznete na https://www.dnb.com/cs-cz/privacy.html, resp. od společnosti CRIF – Czech Credit Bureau a.s., více informací o společnosti CRIF – Czech Credit Bureau, a.s. a jejím zpracovávání osobních údajů naleznete na https://www.mcribis.cz/ochrana-osobnich-udaju/.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU

Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání personalizovaných marketingových sdělení (v těchto případech může docházet rovněž k profilování) či pro účely oslovování s nabídkami služeb a produktů obchodních partnerů Společnosti, a to prostřednictvím e-mailu či telefonního kontaktu, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že souhlas lze kdykoli písemně na adresu Společnosti anebo prostřednictvím odkazu uvedeného v  e-mailové zprávě s obchodním sdělením odvolat. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například Úřadu pro ochranu osobních údajů anebo orgánům činným v trestním řízení.

OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců a zákazníků klientů či dodavatelů Společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se Společností, popř. jiné údaje, které Společnost obdrží od klienta či dodavatele v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije Společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje Společnost zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je Společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste Společnosti ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:

Účel zpracování	Doba uchování
Plnění smlouvy	po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu
Plnění právních povinností	po dobu stanovenou příslušným právním předpisem ukládající danou povinnost
Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů a cílení reklamy	po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu se zvláštními právními předpisy*
Ochrana oprávněného zájmu Společnosti nebo třetích osob	maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak, anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem
Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů	po dobu nezbytnou k vyřízení příslušného požadavku

* Společnost je oprávněna zpracovávat Vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních služeb a produktů (např. formou informačního bulletinu nebo newsletteru) v případě, že jste takové zasílání neodmítli.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jakožto subjekt údajů, máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, jestli Společnost zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
• Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o Vás Společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnost provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
• Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, Společnost vymaže Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě, že požádáte o omezení zpracování, Společnost osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchová anebo provede jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.
• Právo na přenositelnost údajů: V případě, že chcete, aby Společnost osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jim poskytl(a), předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, Společnost nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
• Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti. V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami Vašimi, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv budeme oprávněni za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítneme. O takovém postupu bychom Vás informovali.

Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů Vám poskytneme na adrese

FairData Professionals a.s.
Na Florenci 1332/23
110 00 Praha 1

anebo na e-mailové adrese privacy@fairdata.cz. Společnost si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 3. 2021 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy na stránce  www.fairdata.cz/policy-privacy.